INTEGRITETSPOLICY

INTEGRITETSPOLICY

ÖPPET HUS – Ideell förening för mångfald

INTEGRITETSPOLICY

Allmänt

Öppet Hus tycker att din integritet är viktig och den är något vi vill respektera och värna. För att vi ska kunna bedriva vår verksamhet, utveckla våra program och kommunicera vårt arbete behöver vi behandla personuppgifter. Den här policyn innehåller information om vilka uppgifter om dig som Öppet Hus behandlar, för vilka ändamål och hur länge uppgifterna sparas.

 

Personuppgiftsansvarig

Öppet Hus – Ideell förening för mångfald, (org.nr 802445-8906) ”Öppet Hus” är personuppgiftsansvarig för föreningens behandling av dina personuppgifter. Du är alltid välkommen att kontakta oss om du har frågor eller funderingar om hur vi behandlar dina personuppgifter.

 

När och med vilken rättslig grund behandlar vi personuppgifter?

Öppet Hus behandlar personuppgifter i relativt begränsad omfattning. Den huvudsakliga behandlingen sker i samband med registrering av deltagare samt administration av våra mentorprogram och aktiviteter. Den rättsliga grunden för denna behandling är deltagarens samtycke.

Vi behandlar också personuppgifter hos Öppet Hus medlemmar och samarbetspartners. Uppgifterna behandlas med stöd av en s.k. intresseavvägning. Öppet Hus anser sig ha rätt att behandla personuppgifterna eftersom behandlingen är nödvändig för ändamål som rör Öppet Hus berättigade intressen.

Utöver det behandlar vi personuppgifter för utskick av nyhetsbrev och inbjudningar till våra olika typer av evenemang eller då någon i övrigt söker kontakt med oss via hemsida/mail. Uppgifterna behandlas med stöd av en s.k. intresseavvägning. Öppet Hus anser sig ha rätt att behandla personuppgifterna eftersom behandlingen är nödvändig för ändamål som rör Öppet Hus berättigade intressen.

 

Vilka personuppgifter behandlar vi?

Vad gäller personer som är i kontakt med organisationen på ovan angivet sätt registreras kontaktuppgifter, främst namn och mailadresser. Inom ramen för våra mentorprogram och aktiviteter registreras även telefonnummer och viss personlig information såsom ålder, utbildning, språk och yrke samt övrig information som du själv väljer att lämna till oss. Adepter/deltagare lämnar själva dessa uppgifter samt CV till Öppet Hus.

I övriga situationer registreras de uppgifter som du väljer att lämna.

 

Varför behandlar vi dina personuppgifter?

Öppet Hus behöver medlemmarnas namn och mailadresser för att kunna kalla till årsmöten och i övrigt kontakta medlemmar samt hålla ett uppdaterat medlemsregister i enlighet med god föreningssed.

Inom ramen för våra mentorprogram och aktiviteter behandlar vi personuppgifter för att administrera mentorprogrammet, inklusive hålla kontakt med deltagare, mäta resultat, matcha en adept med en mentor etc., och i övrigt utföra aktiviteter i enlighet med vad vi informerar om och åtar oss att göra.

I övriga situationer (främst när du anmäler dig till vårt nyhetsbrev, söker praktik, jobb eller om att bli volontär eller i övrigt söker kontakt med oss via vår hemsida) använder vi dina personuppgifter endast för att kontakta dig i ändamål för vilket du lämnat dem.

Att du tillhandahåller de personuppgifter som anges ovan är nödvändigt för att vi ska kunna utföra åtgärderna i ovan nämnda syften. Du är däremot inte skyldig att lämna uppgifterna. Om uppgifterna som anges ovan inte lämnas kan emellertid inte nämnda åtgärder vidtas.

 

Hur länge finns personuppgifter kvar?

Vi behåller dina personuppgifter så länge det behövs för att vi ska kunna fullgöra vårt åtagande, dvs. utföra den aktivitet för vilka de lämnats. Vad gäller medlemsregister och register för våra mentorprogram och aktiviteter uppdateras personuppgifter löpande.

Uppgifterna kommer inte sparas längre än för att uppfylla syftena med behandlingen enligt ovan. Öppet Hus sparar dina kontaktuppgifter även efter programmets slut för att kunna skicka nyhetsbrev, inbjudningar till aktiviteter och evenemang samt frivilliga enkäter/marknadsundersökningar till dig. Uppgifterna kommer att sparas i 5 år efter att du slutat programmet, om du inte dessförinnan meddelar oss att du vill att vi raderar dina uppgifter.

För adepter kommer även CV att sparas för att möjliggöra för Öppet Hus att på förfrågan från arbetsgivare om lämpliga kandidater till praktik eller andra jobb tillhandahålla uppgifter om adepten. Om du inte får en mentor inom ett år raderar vi dina uppgifter senast en månad senare.

När det gäller medlemsregister sparar vi uppgifterna så länge medlemskapet består.

Om du utan att vara medlem eller adept får nyhetsbrev och inbjudningar sparar vi uppgifterna till dess att du meddelar Öppet Hus att du inte längre vill motta utskick. I övriga fall då du söker kontakt med Öppet Hus via vår hemsida eller mail sparas uppgifterna så länge vi kommunicerar i ärendet.

Vilka rättigheter har du?

Du har rätt att få tillgång till de personuppgifter som behandlas av Öppet Hus. Du har rätt att invända mot behandling baserad på intresseavvägning samt återkalla ett lämnat samtycke. Kontakta då Öppet Hus. Om du anser att en uppgift om dig är felaktig eller missvisande, eller önskar att användning av dina personuppgifter begränsas eller helt upphör, kan du begära ändring, begränsning eller radering av uppgiften. Du har rätt att begära ut dina personuppgifter i syfte att överföra uppgifterna till en annan personuppgiftsansvarig. Om du anser att vi behandlar dina personuppgifter felaktigt kan du lämna in ett klagomål till Datainspektionen.

 

Vem har tillgång till dina personuppgifter?

Dina uppgifter finns tillgängliga för Öppet Hus personal och mentorer inom ramen för mentorprogrammet. Uppgifterna finns lagrade i Stampens server, låsta för övrig personal. Enbart tillgänglig för IT-support. Sådan samarbetspartner/leverantör är en tredje part.

Information om våra adepter, mentorer och medlemmar är en viktig del av vår verksamhet och vi säljer inte informationen till någon tredje part och för inte ut dessa utanför EU/EES.

Länkar och sociala medier

Denna policy gäller inte för digitala plattformar där Öppet Hus finns representerade men vilka vi inte kan kontrollera som Facebook, Instagram och Linkedin.

Kontakt

Om du har frågor om vår integritetspolicy eller vår behandling av personuppgifter är du välkommen att kontakta personuppgiftsansvarig Astri Lidman astri.lidman@gp.se eller 031-62 56 90.